Politica de confidențialitate.

01Cine este operatorul datelor?

Operatorul datelor cu caracter personal este:

NEURO INSTITUTE EMMANUEL SRL
CIF: 51226054
Sediu social: București, Sector 1, Intrarea Tocului nr. 2
Nr. Registrul Comerțului: J2025007209001

Email general: contact@emmanuel-clinix.ro
Email pentru solicitări privind protecția datelor: contact@emmanuel-clinix.ro
Telefon: +40 790 099 070

În prezenta politică, termenii „NeuroFit”, „noi”, „Operatorul” sau „compania” se referă la entitatea identificată mai sus.

02Ce este NeuroFit?

NeuroFit este un concept dedicat brain wellness-ului, construit în jurul unor experiențe precum:

FOCUS · RELAX · RESET · LONGEVITY

Experiențele NeuroFit au caracter de wellness și complementar și nu reprezintă, prin ele însele, servicii de diagnostic sau tratament medical.

Atunci când sunt necesare servicii de specialitate, acestea pot fi furnizate separat prin Emmanuel CliniX, de profesioniști corespunzători, în limitele competențelor și calificărilor acestora.

Această diferențiere este relevantă și pentru modul în care anumite categorii de date pot fi colectate și prelucrate.

03Ce date putem colecta?

Datele colectate depind de modul în care interacționezi cu NeuroFit.

A. DATE DE IDENTIFICARE

Putem colecta:

• nume;
• prenume;
• data nașterii, atunci când este necesară;
• alte informații de identificare necesare serviciului solicitat.

Nu solicităm date de identificare care nu sunt necesare pentru scopul pentru care sunt colectate.

04Date de contact

Putem colecta:

• adresă de email;
• număr de telefon;
• adresă, atunci când este necesară pentru facturare;
• alte date de contact furnizate voluntar.

Aceste informații pot fi utilizate pentru administrarea programărilor, abonamentelor, contului și comunicărilor cu tine.

05Date privind contul NeuroFit

Dacă website-ul permite crearea unui cont, putem prelucra informații precum:

• identificatorul contului;
• datele de autentificare securizate;
• abonamentul activ;
• numărul de sesiuni/credite;
• istoricul programărilor;
• sesiunile utilizate;
• anulările;
• reprogramările;
• data reînnoirii abonamentului;
• preferințe legate de cont.

Parolele trebuie păstrate prin mecanisme tehnice de securitate adecvate și nu trebuie stocate în format vizibil.

06Date privind programările

Atunci când efectuezi o programare, putem prelucra:

• serviciul sau experiența aleasă;
• data și ora programării;
• locația;
• istoricul programărilor;
• statusul programării;
• anulări și reprogramări;
• informații necesare pregătirii sesiunii.

Aceste informații sunt utilizate pentru administrarea relației dintre NeuroFit și client.

07Date privind plățile și tranzacțiile

Putem prelucra:

• produsele sau serviciile achiziționate;
• valoarea tranzacției;
• moneda;
• data plății;
• statusul plății;
• informațiile necesare facturării;
• identificatori ai tranzacției;
• informații privind rambursările, dacă există.

Plățile online sunt procesate prin intermediul furnizorilor de servicii de plată integrați în website.

NeuroFit nu trebuie să stocheze integral numărul cardului, codul CVV/CVC sau alte date complete de autentificare ale cardului atunci când acestea sunt procesate direct de furnizorul autorizat de plăți.

08Date privind siguranța și screening-ul

Înaintea utilizării anumitor tehnologii NeuroFit, putem solicita completarea unui screening de siguranță.

Scopul acestuia este identificarea situațiilor care pot necesita:

UTILIZARE · ADAPTARE · EXCLUDERE · AMÂNARE

a unei anumite tehnologii.

Screening-ul poate include întrebări referitoare la:

• dispozitive medicale sau electronice implantate;
• pacemaker;
• neurostimulatoare;
• implant cohlear;
• implanturi sau materiale metalice relevante;
• antecedente de epilepsie sau convulsii;
• intervenții neurochirurgicale;
• traumatisme craniene relevante;
• anumite afecțiuni neurologice;
• anumite afecțiuni cardiovasculare;
• sarcină sau posibilitatea unei sarcini;
• fotosensibilitate;
• afecțiuni sau leziuni ale pielii;
• medicație relevantă;
• modificări recente ale tratamentului;
• alte informații relevante pentru contraindicațiile, precauțiile și condițiile de utilizare ale dispozitivului respectiv.

Lista este orientativă.

Informațiile solicitate trebuie adaptate tehnologiei și dispozitivului efectiv utilizat.

09Datele privind sănătatea

Unele informații furnizate în cadrul screening-ului pot constitui date privind sănătatea, categorie specială de date cu caracter personal.

Aceste informații beneficiază de un nivel suplimentar de protecție.

Datele privind sănătatea vor fi prelucrate numai atunci când există atât un temei juridic pentru prelucrarea datelor personale, cât și condiția suplimentară necesară pentru prelucrarea categoriilor speciale de date potrivit legislației aplicabile.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ explicit, acesta trebuie exprimat în mod distinct, informat și neechivoc și poate fi retras în condițiile prevăzute de lege.

Nu utilizăm datele privind sănătatea furnizate în cadrul screening-ului NeuroFit pentru publicitate comportamentală, remarketing sau construirea de audiențe comerciale.

10Minimizarea datelor privind sănătatea

NeuroFit urmărește principiul minimizării datelor.

Aceasta înseamnă că nu trebuie să solicităm întregul istoric medical al unei persoane atunci când acesta nu este necesar.

Screening-ul trebuie să urmărească în principal informațiile relevante pentru:

• siguranța utilizării dispozitivului;
• contraindicațiile aplicabile;
• precauțiile aplicabile;
• eligibilitatea pentru experiența respectivă.

NeuroFit nu urmărește prin screening realizarea unui diagnostic medical.

11Comunicările cu noi

Dacă ne contactezi prin:

• email;
• formular de contact;
• telefon;
• WhatsApp;
• social media;
• alte canale de comunicare,

putem prelucra datele furnizate de tine și conținutul comunicării pentru a răspunde solicitării și a administra relația cu tine.

Recomandăm să nu transmiți informații medicale sau alte date sensibile prin canale nesecurizate dacă acestea nu sunt necesare.

12Date tehnice

Atunci când utilizezi website-ul, pot fi colectate anumite informații tehnice precum:

• adresa IP;
• tipul browserului;
• tipul dispozitivului;
• sistemul de operare;
• paginile accesate;
• momentul accesării;
• identificatori online;
• informații tehnice privind sesiunea;
• informații privind interacțiunea cu website-ul.

Modul în care sunt utilizate cookie-urile și tehnologiile similare este descris separat în Politica de Cookies NeuroFit.

13De ce prelucrăm datele?

În funcție de situație, putem prelucra datele pentru:

PROGRAMĂRI

Crearea, confirmarea, modificarea și administrarea programărilor.

ABONAMENTE

Administrarea abonamentului, sesiunilor și creditelor.

PLĂȚI

Procesarea și evidența tranzacțiilor.

FACTURARE

Emiterea documentelor fiscale și respectarea obligațiilor financiar-contabile.

COMUNICARE

Transmiterea confirmărilor, reminderelor și informațiilor privind serviciile achiziționate.

SIGURANȚĂ

Realizarea screening-ului și verificarea condițiilor de utilizare ale tehnologiilor.

SUPORT

Gestionarea întrebărilor, solicitărilor și reclamațiilor.

SECURITATE

Protejarea website-ului, conturilor și sistemelor.

OBLIGAȚII LEGALE

Respectarea obligațiilor impuse de legislația aplicabilă.

ANALYTICS

Înțelegerea utilizării website-ului, atunci când este permis și, dacă este necesar, pe baza consimțământului.

MARKETING

Transmiterea comunicărilor comerciale și măsurarea campaniilor, atunci când există temei legal.

14Temeiurile juridice

În funcție de scop, datele pot fi prelucrate în baza:

EXECUTĂRII CONTRACTULUI

Atunci când prelucrarea este necesară pentru:

• efectuarea programării;
• administrarea abonamentului;
• furnizarea serviciului;
• gestionarea contului;
• procesarea achiziției.

DEMERSURILOR PRECONTRACTUALE

Atunci când ne contactezi înaintea achiziționării unui serviciu și este necesar să răspundem solicitării.

OBLIGAȚIEI LEGALE

Atunci când trebuie să păstrăm sau să furnizăm anumite informații potrivit legislației aplicabile.

INTERESULUI LEGITIM

În situațiile în care avem un interes legitim și acesta nu prevalează asupra drepturilor și libertăților persoanei vizate.

Acesta poate include, în funcție de situație:

• securitatea sistemelor;
• prevenirea fraudelor;
• apărarea drepturilor;
• gestionarea anumitor aspecte operaționale.

CONSIMȚĂMÂNTULUI

Atunci când legea solicită consimțământ, inclusiv pentru anumite:

• comunicări comerciale;
• cookie-uri opționale;
• tehnologii de tracking;
• prelucrări ale categoriilor speciale de date, atunci când consimțământul explicit reprezintă condiția juridică utilizată.

Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înaintea retragerii.

15Datele de screening nu sunt date de marketing

Aplicăm o separare clară între informațiile necesare pentru siguranță și informațiile utilizate în activitățile comerciale.

Răspunsurile din screening, informațiile privind afecțiunile, medicația, implanturile, contraindicațiile sau alte date privind sănătatea nu sunt utilizate pentru personalizarea reclamelor.

Aceste date nu trebuie încărcate intenționat în Meta, Google, TikTok sau alte platforme de advertising în scopul creării de audiențe sau profiluri comerciale.

16Marketing

Dacă alegi să primești comunicări comerciale, putem utiliza datele tale de contact pentru a transmite informații despre:

• NeuroFit;
• experiențe;
• abonamente;
• evenimente;
• noutăți;
• oferte;
• lansări.

Atunci când marketingul se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Dezabonarea de la marketing nu afectează comunicările operaționale necesare administrării unui serviciu deja achiziționat.

De exemplu, putem continua să transmitem confirmări de programare, notificări privind plata sau informații esențiale privind abonamentul.

17Cui putem transmite datele?

Pentru operarea serviciilor putem utiliza furnizori externi.

În funcție de configurația finală, aceștia pot include:

PLATFORMĂ E-COMMERCE

De exemplu Shopify, dacă aceasta este platforma utilizată.

PROCESATOR DE PLĂȚI

Pentru procesarea tranzacțiilor.

SISTEM DE BOOKING

Pentru gestionarea programărilor.

HOSTING ȘI INFRASTRUCTURĂ IT

Pentru funcționarea și securizarea serviciilor.

EMAIL / SMS

Pentru confirmări și comunicări.

FACTURARE ȘI CONTABILITATE

Pentru respectarea obligațiilor financiar-contabile.

ANALYTICS

Numai în condițiile permise de lege și conform preferințelor privind cookie-urile.

ADVERTISING

Numai pentru datele și scopurile permise și în condițiile în care există temei legal.

CONSULTANȚI

Avocați, contabili, consultanți IT sau alți profesioniști, atunci când accesul este necesar.

AUTORITĂȚI

Atunci când divulgarea este impusă de lege.

Furnizorii trebuie să primească numai datele necesare pentru îndeplinirea rolului lor și să respecte obligațiile aplicabile privind protecția datelor.

18Emmanuel CliniX și serviciile de specialitate

NeuroFit oferă experiențe de brain wellness.

Serviciile de specialitate disponibile prin Emmanuel CliniX pot implica prelucrări suplimentare de date și pot fi supuse unor cerințe legale și profesionale specifice.

Dacă o persoană accesează servicii precum:

• psihoterapie;
• consultație psihiatrică;
• consultație neurologică;
• BrainMap/qEEG;
• alte servicii profesionale,

aceasta trebuie informată corespunzător asupra modului în care datele sale sunt prelucrate în contextul serviciului respectiv.

Faptul că un serviciu de specialitate este inclus comercial într-un pachet sau abonament nu schimbă natura profesională distinctă a serviciului.

19Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori tehnologici pot prelucra date în țări situate în afara Spațiului Economic European.

Atunci când are loc un transfer internațional de date, vom urmări utilizarea mecanismelor legale aplicabile, precum:

• decizii de adecvare;
• clauze contractuale standard;
• alte garanții recunoscute de legislația aplicabilă.

20Cât timp păstrăm datele?

Nu păstrăm datele mai mult decât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate, cu excepția situațiilor în care legea impune o perioadă mai lungă.

Perioada de păstrare poate depinde de:

• natura informației;
• existența unui cont;
• durata abonamentului;
• relația contractuală;
• obligațiile financiar-contabile;
• necesitatea soluționării unei reclamații;
• termenele legale de prescripție;
• obligațiile profesionale aplicabile;
• necesitatea demonstrării respectării condițiilor de siguranță.

Datele nu trebuie păstrate „pentru orice eventualitate” fără un scop justificat.

Pentru datele de screening și eventualele date privind sănătatea trebuie stabilite perioade de retenție corespunzătoare scopului și obligațiilor aplicabile.

21Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice destinate protejării datelor împotriva:

• accesului neautorizat;
• divulgării neautorizate;
• pierderii;
• modificării;
• distrugerii;
• utilizării necorespunzătoare.

În funcție de natura datelor, măsurile pot include:

• controlul accesului;
• conturi individuale pentru personal;
• autentificare;
• limitarea accesului pe roluri;
• backup;
• măsuri de securitate IT;
• instruirea personalului;
• proceduri interne privind datele sensibile.

Accesul la informațiile de screening trebuie limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.

Niciun sistem informatic nu poate garanta însă securitate absolută.

22Confidențialitatea screening-ului

Informațiile furnizate pentru siguranța utilizării tehnologiilor sunt tratate cu un nivel sporit de confidențialitate.

Personalul nu trebuie să acceseze aceste informații decât atunci când accesul este necesar pentru rolul său.

NeuroFit urmărește să evite afișarea inutilă a datelor sensibile în:

• dashboard-uri generale;
• notificări;
• sisteme de marketing;
• instrumente de analytics;
• platforme de advertising.

23Drepturile tale

În condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, poți beneficia de:

DREPTUL DE ACCES

Poți solicita informații privind datele pe care le prelucrăm despre tine.

DREPTUL LA RECTIFICARE

Poți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea acestora.

DREPTUL LA ȘTERGERE

În anumite condiții, poți solicita ștergerea datelor.

Acest drept nu este absolut atunci când există o obligație legală sau un alt temei pentru păstrarea acestora.

DREPTUL LA RESTRICȚIONAREA PRELUCRĂRII

Poți solicita limitarea anumitor prelucrări în condițiile prevăzute de lege.

DREPTUL LA PORTABILITATE

În situațiile prevăzute de lege, poți solicita transmiterea anumitor date într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

DREPTUL LA OPOZIȚIE

Poți formula opoziție față de anumite prelucrări bazate pe interes legitim.

DREPTUL DE RETRAGERE A CONSIMȚĂMÂNTULUI

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage.

DREPTURI PRIVIND DECIZIILE AUTOMATIZATE

Beneficiezi de drepturile prevăzute de legislație în situația în care sunt utilizate decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată și sunt îndeplinite condițiile legale relevante.

24Cum îți exerciți drepturile?

Poți transmite solicitarea la:

contact@emmanuel-clinix.ro

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității persoanei care formulează cererea.

Vom răspunde solicitărilor în termenele prevăzute de legislația aplicabilă.

25Dreptul de a depune o plângere

Dacă consideri că datele tale personale sunt prelucrate cu încălcarea legislației, ai dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

În România, autoritatea competentă este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Acest drept nu afectează posibilitatea de a ne contacta mai întâi pentru clarificarea sau soluționarea situației.

26Datele minorilor

Anumite experiențe sau servicii pot fi disponibile minorilor numai în condițiile stabilite de NeuroFit și de legislația aplicabilă.

Atunci când este necesar, prelucrarea datelor minorului se realizează cu implicarea reprezentantului legal.

Pentru screening-ul de siguranță al unui minor pot fi solicitate informații reprezentantului legal.

Datele minorilor, în special informațiile privind sănătatea, beneficiază de o atenție sporită și nu sunt utilizate pentru profilare publicitară bazată pe starea de sănătate.

27Cookie-uri și tracking

Website-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare.

Cookie-urile strict necesare permit funcționarea website-ului.

Cookie-urile opționale, inclusiv cele pentru analytics sau marketing, sunt gestionate în conformitate cu preferințele exprimate de utilizator și legislația aplicabilă.

Pentru detalii, consultă Politica de Cookies NeuroFit.

Preferințele pot fi modificate prin:

Setări cookies →

28Decizii automatizate și profilare

NeuroFit nu utilizează informațiile privind sănătatea din screening pentru a lua decizii comerciale automatizate sau pentru a crea profiluri publicitare bazate pe starea de sănătate.

Dacă în viitor sunt introduse sisteme automatizate care produc efecte juridice sau afectează în mod similar și semnificativ persoanele, politica va fi actualizată și vor fi aplicate garanțiile prevăzute de lege.

29Modificarea politicii

Putem actualiza periodic această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta:

• modificări legislative;
• schimbări ale serviciilor;
• introducerea unor furnizori noi;
• schimbări tehnologice;
• modificarea modului în care prelucrăm datele.

Data ultimei actualizări va fi indicată în partea de sus a documentului.

Atunci când modificările sunt semnificative, vom utiliza modalități rezonabile de informare, dacă acest lucru este necesar.

30Contact

Pentru întrebări privind protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor:

NEURO INSTITUTE EMMANUEL SRL
CIF: 51226054
Sediu social: București, Sector 1, Intrarea Tocului nr. 2
Nr. Registrul Comerțului: J2025007209001

Email general: contact@emmanuel-clinix.ro
Email protecția datelor: contact@emmanuel-clinix.ro
Telefon: +40 790 099 070